In einer bedeutenden Entwicklung für den B2B-Sektor hat der Bundesrat nach einem Vermittlungsverfahren am 22. März 2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt, das eine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung beinhaltet. Diese Regelung, die im Rahmen der umsatzsteuerrechtlichen Bestimmungen getroffen wurde, markiert einen wesentlichen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im zwischenunternehmerischen Verkehr.
Die Initiative zu dieser Änderung geht auf die ViDA-Initiative der EU-Kommission zurück, die ein elektronisches Meldesystem einführen möchte, um u.a. die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen zu ersetzen. Ursprünglich für 2028 geplant, ist nun eine Einführung für 2030 oder 2032 im Gespräch. In Deutschland wurde die Diskussion um die elektronische Rechnungsstellung bereits im April 2023 durch einen Diskussionsentwurf angestoßen, der letztendlich in das Wachstumschancengesetz eingeflossen ist.
Mit Wirkung vom 1. Januar 2025 werden Unternehmer verpflichtet, für B2B-Umsätze elektronische Rechnungen auszustellen. Eine elektronische Rechnung ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieses Format muss der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, kann aber auch zwischen den Parteien vereinbart werden, solange die erforderlichen Angaben extrahierbar sind.
Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmern, wenn beide im Inland ansässig sind. Ausgenommen von der Pflicht sind u.a. Vermieter, die mittels Option steuerpflichtig vermieten, da der Mietvertrag bisher als Rechnung genutzt werden konnte.
Um Unternehmen Zeit zur Anpassung zu geben, hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen. Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Bis Ende 2027 gilt dies für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze unter der Bedingung, dass der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers max. 800.000 EUR betrug.
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist ein klarer Hinweis darauf, dass die Digitalisierung im Finanzwesen voranschreitet. Es bietet Unternehmen Effizienzvorteile durch die automatische Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten. Unternehmen sind gut beraten, entsprechende Projektstrukturen zeitnah zu implementieren, um eine fristgerechte Umsetzung sicherzustellen. Das Bundesfinanzministerium plant zudem, Unternehmen mit kostenlosen Angeboten zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen zu unterstützen. Diese Neuregelung stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung des Steuerwesens dar und signalisiert eine signifikante Veränderung in der Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungsstellung und Buchhaltungsprozesse handhaben. Für betroffene Unternehmen bedeutet die Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung eine wesentliche Umstellung in ihren operativen Abläufen. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, die bisher vorrangig auf Papierrechnungen gesetzt haben, stehen vor der Herausforderung, ihre Systeme entsprechend anzupassen und in kompatible elektronische Rechnungssysteme zu investieren.
Die erforderlichen technischen und organisatorischen Anpassungen sollten nicht unterschätzt werden. Unternehmen müssen ihre internen Prozesse überprüfen und gegebenenfalls anpassen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen. Dies beinhaltet unter anderem die Auswahl und Implementierung einer geeigneten Softwarelösung, die die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben ermöglicht.
Das Bundesfinanzministerium hat angekündigt, Unternehmen mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen und zur Visualisierung elektronischer Rechnungen zu unterstützen. Dieses Angebot wird derzeit geprüft und soll vor dem Stichtag am 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt werden. Es richtet sich insbesondere an Unternehmen, die bisher keine entsprechende Software einsetzen. Die Nutzung einer solchen Lösung kann den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erleichtern und die Kosten für die Umstellung senken.
Die Umstellung auf elektronische XRechnungen kann auch Auswirkungen auf die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen haben. Anbieter und Kunden müssen sich auf die neuen Formate einigen und ihre Systeme entsprechend anpassen. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft und beide Seiten die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung nutzen können.
Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Sektor ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch Chancen für eine effizientere und transparentere Abwicklung von Geschäftsprozessen.
Durch eine proaktive Herangehensweise können Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch die Vorteile der Digitalisierung für sich nutzen und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.